Вопросы печати
Даже если лист прекрасно смотрится на экране, это не означает, что его уже можно печатать. В этой статье собраны советы о том, как сэкономить время и бумагу, избежать наиболее общих проблем при печати документов и добиться отличных результатов.
Чтобы сделать данные на листе удобными для чтения и понимания, выполните одно или несколько следующих действий.
Создание верхнего и нижнего колонтитула. На предназначенный для печати лист можно добавить верхний и нижний колонтитулы с полезными сведениями об этом листе, например номерами страниц и заголовком листа. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и перейдите на вкладку Колонтитулы. Можно использовать встроенные колонтитулы или создать их самостоятельно. Кроме того, в колонтитулах могут использоваться рисунки.
Печать подписей строк и столбцов. Если лист занимает несколько страниц, на каждой из них можно напечатать заголовки строк и столбцов, чтобы не запутаться в данных. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и перейдите на вкладку Лист. Чтобы напечатать заголовки столбцов на каждой странице, выберите элемент сквозные строки, а затем укажите строки, которые будут содержать заголовки столбцов. Чтобы напечатать заголовки строк на каждой странице, выберите элемент сквозные столбцы, а затем укажите столбцы, которые будут содержать заголовки строк.
Проверка полноты представления данных. Если ширина столбца недостаточна, текст может не поместиться в столбце, а вместо чисел могут появиться знаки ######. Чтобы разместить данные, ширину столбца можно увеличить.
Для переноса слов по ширине столбца в меню Формат выберите команду Ячейки и на вкладке Выравнивание установите флажок переносить по словам.
Придание документу удобочитаемого вида. Возможно, на листе понадобится напечатать сетку. Для этого в меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Лист установите флажок сетка. Чтобы читатели печатного документа обратили внимание на определенные данные, удобно воспользоваться автоформатом или другими элементами форматирования, такими как шрифт, цвет, числовые форматы и границы. Выделите диапазон и в меню Формат выберите нужный параметр форматирования. Форматы, обеспечивающие высокое качество отображения на экране, не всегда подходят для печати документа. Например, если на экране документ отображается в цвете, а печататься он будет на черно-белом принтере, необходимо подобрать контрастирующие друг с другом цвета.
Центрирование листа по горизонтали. Чтобы выполнить центрирование листа по горизонтали, в меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Поля в группе Центрировать на странице установите флажок горизонтально.
Центрирование листа по вертикали. Чтобы выполнить центрирование листа по вертикали, в меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Поля в группе Центрировать на странице установите флажок вертикально.
Изменение полей. Если требуется дополнительное место в верхней части листа, например для больших верхних или нижних колонтитулов, границу верхнего поля можно сдвинуть вниз. Выберите в меню Файл команду Предварительный просмотр. Чтобы отобразить маркеры изменения размера полей, нажмите кнопку Поля, а затем перетащите маркер изменения размера поля в нужное положение.
Просмотр всего содержимого листа. Чтобы посмотреть, как будет напечатана каждая страница, в меню Файл выберите команду Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра отображаются элементы листа, скрытые в обычном режиме, такие как поля, верхний и нижний колонтитулы и заголовки печати.
Быстрое изменение внешнего вида печатаемого листа. Кнопки, расположенные в верхней части окна предварительного просмотра, предназначены для изменения макета и параметров печати листа. Например, можно включить или отключить сетку, добавить номера страниц или изменить порядок печати страниц. После внесения необходимых изменений следует просмотреть лист еще раз.
Расстановка разрывов страниц. Чтобы установить и предварительно просмотреть разрывы страниц, нажмите кнопку Разметка страниц. Для получения дополнительных сведений см. Шаг 4. Исправление неудачных разрывов страниц.
Если лист слишком широк и не умещается на странице, выполните одно или несколько следующих действий.
Переход к альбомной ориентации страницы. Если лист содержит много больше столбцов, чем помещается на странице с книжной ориентацией, попробуйте перейти на альбомную ориентацию страницы.
В меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Страница в группе Ориентация установите переключатель в положение альбомная.
Сжатие листа в зависимости от ширины страницы. Если на странице не помещается лишь несколько столбцов листа, содержимое листа можно сжать. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Страница задайте для параметра разместить не более чем на значение 1 в поле стр. в ширину. Чтобы убедиться, что размер шрифта не слишком мал, просмотрите страницу в режиме предварительного просмотра еще раз. Можно задать число страниц в ширину и в высоту, на которых будет напечатан документ, или оставить одно из этих полей пустым.
Изменение ширины полей и столбцов. Если на странице не помещается лишь несколько столбцов листа, можно изменить ширину полей или столбцов. В меню Файл выберите команду Предварительный просмотр. Чтобы отобразить маркеры изменения размера полей и столбцов, нажмите кнопку Поля. Установите маркеры изменения размера в нужное положение.
Расстановка вертикальных разрывов страниц. Если данные не удается разместить на одной странице, можно изменить вертикальные разрывы страниц. В меню Вид выберите команду Разметка страниц. Перетащите вертикальный разрыв страниц в нужное положение. Использование вертикального разрыва страниц может усложнить чтение. Чтобы этого избежать, рекомендуется добавить заголовки печати.
Скрытие столбцов. Если некоторые столбцы содержат данные, которые не должны печататься, такие столбцы можно временно скрыть. Выделите нужные столбцы, выберите в меню Формат команду Столбец, а затем — команду Скрыть. Чтобы снова отобразить столбцы, выделите соседние столбцы справа и слева от скрытых столбцов. В меню Формат выберите команду Строка или Столбец, а затем — команду Отобразить.
Примечание. Если скрыт первый столбец листа, в меню Правка выберите команду Перейти. В поле Ссылка введите A1 и нажмите кнопку ОК. В меню Формат выберите команду Столбец, а затем — команду Отобразить.
Кроме того, строка или столбец могут иметь нулевую высоту или ширину. Наведите указатель на границу кнопки Выделить все.
Когда указатель примет вид
Размещение листа формата A4 на бумаге формата Letter. Для автоматического изменения размера листа формата A4 в соответствии с размером бумаги в принтере, поддерживающем печать только в формате Letter, установите флажок Преобразование A4/Letter. В меню Сервис выберите команду Параметры и на вкладке Международные в группе Печать установите флажок Преобразование A4/Letter.
Печать части листа. Для получения дополнительных сведений см. Шаг 5. Печать всего листа или части листа.
Если лист слишком велик и не помещается на странице, выполните одно или несколько следующих действий.
Сжатие листа в зависимости от страницы. Если на странице не помещается одна или две строки, лист можно сжать. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Страница задайте для параметра разместить не более чем на значение 1 в поле стр. в ширину, а затем укажите число страниц в поле стр. в высоту. Чтобы убедиться, что размер шрифта не слишком мал, просмотрите страницу в режиме предварительного просмотра еще раз. Можно задать число страниц в ширину и в высоту, на которых будет напечатан документ, или оставить одно из этих полей пустым.
Расстановка вертикальных разрывов страниц. Если данные не удается разместить на одной странице, можно изменить вертикальные разрывы страниц. В меню Вид выберите команду Разметка страниц. Перетащите вертикальный разрыв страниц в нужное положение. Использование вертикального разрыва страниц может усложнить чтение. Чтобы этого избежать, рекомендуется использовать заголовки печати.
Расстановка горизонтальных разрывов страниц. Чтобы новая страница начиналась с определенной строки, можно изменить горизонтальный разрыв страницы. В меню Вид выберите команду Разметка страницы. В режиме разметки страницы автоматические разрывы страниц обозначаются синими пунктирными линиями, которые программа Microsoft Excel вставляет для разделения листа на несколько страниц.
Изменение положения разрыва страницы осуществляется путем перетаскивания мышью. После изменения положения разрыва страниц вручную синяя пунктирная линия изменит свой вид на сплошную. Можно также вставить новый разрыв страницы вручную. Щелкните заголовок строки, расположенной под строкой, куда нужно вставить разрыв страницы, а затем в меню Вставка выберите команду Разрыв страницы.
Добавление заголовков печати. Наличие заголовков печати удобно, если данные расположены на нескольких страницах. Для получения дополнительных сведений см. Шаг 1. Лист должен быть удобочитаемым.
В меню Файл выберите команду Печать. Для определения частей листа или книги, которые будут напечатаны, выберите нужные параметры в диалоговом окне Печать.
Печать определенной части листа. Если нужно напечатать определенную часть листа лишь один раз, выделите диапазон ячеек, а затем в диалоговом окне Печать в группе Вывести на печать установите переключатель в положение выделенный диапазон. Если необходимо напечатать один и тот же диапазон несколько раз, можно определить диапазон ячеек как область печати. В этом случае при печати листа каждый раз будет печататься только область печати. Чтобы задать область печати, выделите диапазон ячеек, в меню Файл выберите команду Область печати, а затем — команду Задать.
